Kamuda dijital dönüşüm süreci, son yıllarda birçok alanda önemli kazanımlar sağlamıştır. Bu dönüşümün en somut örneklerinden biri, üniversitelerde Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin yaygın biçimde kullanılmasıdır. EBYS, belge yönetimi süreçlerini dijital ortama taşıyarak, hem verimliliği artırmış hem de belgeye erişimi hızlandırmıştır. Özellikle COVID-19 pandemisi sürecinde, esnek ve uzaktan çalışmanın etkin bir biçimde uygulanabilmesi açısından EBYS sisteminin varlığı hayati bir rol oynamıştır. EBYS olmasaydı, kamu kurumlarının ve üniversitelerin bu sürece aynı hız ve etkililikle uyum sağlaması mümkün olmayabilirdi.
Ancak son dönemde, EBYS’nin temel işlevlerinin dışında kullanımıyla ilgili bazı yeni eğilimler dikkat çekmektedir. Bunların başında, akademik araştırmalara yönelik anketlerin resmi yazı formatında üniversitelere iletilmesi gelmektedir. Artık neredeyse her gün, farklı üniversitelerden bir araştırma projesi kapsamında doldurulması talep edilen anketlerin resmi yazılarla geldiği görülmektedir. Bu yazılar yalnızca belirli bir üniversiteye değil, çoğunlukla tüm yükseköğretim kurumlarına dağıtımlı olarak gönderilmektedir.
Bu durum iki önemli sorun alanını beraberinde getirmektedir:
1. EBYS’nin Amacından Sapması ve Resmî Yazışma Kültürüne Etkisi
Akademik araştırmalar kapsamında gönderilen anket duyuruları, içerik bakımından değerlendirildiğinde daha çok bilgilendirme ve gönüllülüğe dayalı katılım çağrısı niteliğindedir. Ancak bu tür belgelerin “resmî yazı” formatında gönderilmesi, hem kurumlar arası yazışma yoğunluğunu artırmakta hem de EBYS’nin işlevselliğini zorlamaktadır. Uzun vadede bu durum, EBYS’nin kullanım kültüründe bir karmaşaya neden olabilir. Duyuru niteliği taşıyan belgelerin resmi belge haline getirilmesi, sistemin asıl kullanım amacından uzaklaşmasına ve belge trafiğinde gereksiz bir yük oluşmasına yol açabilir.
2. Örneklem Temsiliyeti ve Akademik Araştırmaların Bilimsel Geçerliliği
Gelen anket içerikleri incelendiğinde, birçoğunun yalnızca üniversite personelini değil, toplumun genelini kapsayan konularla ilgili olduğu görülmektedir. Örneğin ulaşım, sosyal medya kullanımı, tüketici davranışları veya kamu hizmetlerine erişim gibi konularda yapılan araştırmalar, toplumun farklı kesimlerinin görüşlerini gerektirmektedir. Ancak bu anketlerin büyük ölçüde üniversite personeli tarafından yanıtlanması, örneklem dağılımında bir dengesizliğe yol açabilir. Bu da elde edilen sonuçların genellenebilirliğini ve bilimsel geçerliliğini sorgulatır.
Örneğin, bir kentteki ulaşım sorunlarını ölçmeye yönelik bir anket çalışmasının yalnızca üniversite personeline ulaştırılması durumunda, şehir merkezinde yaşayan diğer grupların görüşleri dışarda kalacaktır. Hele ki üniversite kampüsü şehir dışında yer alıyorsa, burada çalışanların yaşadığı ulaşım deneyimleri, şehir merkezindeki bireylerden oldukça farklı olabilir. Bu durumda, araştırmanın ulaştırma politikalarına yön verecek düzeyde temsil gücüne sahip olması güçleşir.
Sonuç
Akademik araştırmaların desteklenmesi elbette önemlidir. Ancak bu tür çalışmaların iletim yöntemi, örneklem seçimi ve EBYS gibi resmî sistemlerin işlevsel kullanımı açısından dikkatli olunması gerekmektedir. Üniversiteler arası iş birliği ve akademik veri paylaşımı açısından daha uygun ve hafif yöntemlerin (kurumsal e-posta, duyuru panoları, araştırma portalları vb.) tercih edilmesi, hem EBYS’nin asli görevini sürdürebilmesini sağlayacak hem de araştırmaların metodolojik bütünlüğünü daha sağlam temellere oturtacaktır.